Pracodawca, który wybiera miejsce noclegu dla swoich pracowników, nie powinien kierować się wyłącznie niską ceną. Dla pracodawcy oczywiście istotne jest, by wykonanie zadań w odległej lokalizacji mogło odbyć się możliwe najniższym kosztem, ale najważniejsze, by zadania te zostały wykonane prawidłowo i na czas. Jeśli pracownicy spędzą noc w niekomfortowych warunkach, ich wydajność w ciągu dnia znacząco spadnie, a co za tym idzie – wzrośnie ryzyko powstania błędów i opóźnień. Oczywiście tania kwatera w delegacji może być miejscem odpowiednim do wypoczynku, ale zanim pracodawca zdecyduje się na rezerwacje noclegu, powinien sprawdzić, jakie warunki pobytu oferuje wynajmujący.
Podróż służbowa a wydatki noclegowe
Firmy, których działalność nie polega wyłącznie na wytwarzaniu produktów i realizacji zadań w ściśle określonej lokalizacji, a na świadczeniu usług w lokalizacjach wskazanych przez klientów, nieustannie ponoszą wydatki związane z podróżami służbowymi pracowników. Zasadniczą ich część stanowią wydatki noclegowe. Chcąc zmniejszyć wysokość wydatków noclegowych, podchodząc do tematu od niewłaściwej strony, można dokonać błędnych rachunków i wybrać nocleg tańszy, ale usytuowany w takim miejscu, że wzrosną wydatki na przemieszczanie się pracowników. Firmy, które od wielu lat prowadzą działalność usługową i biorą udział w inwestycjach organizowanych na terenie całego kraju, doskonale wiedzą, jak ustrzec się takich pułapek.
Kwatera w delegacji – lokalizacja
Jednym z kryteriów, jakie należy wziąć pod uwagę podczas poszukiwania kwatery dla pracowników w delegacji, jest lokalizacja obiektu noclegowego. Najlepiej, jeśli obiekt ten znajduje się blisko miejsca realizacji inwestycji czy też oddziału firmy, w którym ma się odbyć spotkanie. Jeśli nie ma takiej możliwości, to warto wybrać hotel pracowniczy położony obok ważnych szlaków komunikacyjnych. W przypadku, gdy delegacja wiąże się z koniecznością ciągłego przemieszczania się pomiędzy różnymi punktami na planie miasta, najlepiej sprawdzi się kwatera w delegacji usytuowana w centrum. Pobyt w centrum miasta oznacza również lepszy dostęp do atrakcji turystycznych, ale dla części pracowników nie ma to żadnego znaczenia. Znacznie ważniejsze jest, by obok kwatery funkcjonowały sklepy spożywcze, lokale gastronomiczne, stacja paliw czy pralnia.
Zakwaterowanie pracowników a wielkość pokoi
Pokoje w hotelach pracowniczych mają różną wielkość. Oferta noclegu kierowana jest zarówno do osób samotnie przebywających w podróży służbowej, grup kilkuosobowych, jak i delegacji złożonych z kilkunastu, a nawet kilkudziesięciu pracowników. Pracodawca, w trosce o komfort pracowników, powinien zadbać o to, by w pokojach przebywały maksymalnie cztery osoby. Wybór kwatery, która dopuszcza większą ilość osób w jednym pokoju, nie jest najlepszym rozwiązaniem. Niezbyt dobrze widziane jest także kierowanie do jednego pokoju pracowników różnych firm, nawet jeśli w pokoju czteroosobowym miałyby się znajdować zaledwie dwie osoby.
Pracownicy muszą mieć przestrzeń do wypoczynku, a także miejsce do przygotowywania posiłków. Warunki, w jakich spędzają czas po pracy, nie powinny znacząco odbiegać od tych, w jakich mieszkają na co dzień. Oczywiście nie da się stworzyć warunków typowo domowych w kwaterach pracowniczych, ale należy dołożyć wszelkich starań, by pracownicy czuli się w hotelu swobodnie i bezpiecznie.
